Quản lý hàng hóa lưu kho với phương pháp FIFO

Trong bối cảnh logistics hiện đại, việc quản lý hàng hóa lưu kho một cách khoa học là yếu tố sống. Việc này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, giảm thiểu hao hụt và nâng cao uy tín. Trong bài viết này, ADC sẽ giới thiệu về phương pháp lưu kho FIFO.

Phương pháp FIFO trong quản lý hàng hóa là gì?

Phương pháp FIFO (First In, First Out – Nhập trước, Xuất trước) là một trong những nguyên tắc quản lý tồn kho phổ biến nhất. FIFO đảm bảo rằng lô hàng nhập vào kho trước sẽ được xuất ra sử dụng trước. Với quản lý hàng hóa theo FIFO, doanh nghiệp hạn chế được tình trạng hàng hóa bị tồn đọng lâu ngày, giảm thiểu rủi ro hết hạn hoặc hư hỏng. Đồng thời tối ưu hóa vốn lưu động và nâng cao chất lượng dịch vụ.

*** Đọc thêm: Kho lạnh Đồng Nai

Tại sao nên áp dụng FIFO trong quản lý hàng hóa

Việc áp dụng phương án lưu kho FIFO sẽ có những lợi ích cụ thể như sau:

• Giảm thiểu hao hụt, hư hỏng: Hàng hóa, đặc biệt là thực phẩm, dược phẩm, linh kiện điện tử… thường có hạn sử dụng hoặc dễ bị xuống cấp. FIFO giúp xuất trước những lô hàng cũ nhất, giảm thiểu rủi ro hết date, lỗi thời.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Với hàng hóa nhạy cảm như thực phẩm tươi sống hay thuốc, việc áp dụng FIFO giúp khách hàng luôn nhận được sản phẩm tươi mới, an toàn.
• Tối ưu hóa không gian lưu kho: Loại bỏ những hàng tồn cũ, tạo khoảng trống cho các lô hàng mới, giúp bố trí kho gọn gàng, khoa học hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Hạn chế chi phí phát sinh do hàng hư hỏng, khuyến mãi xử lý tồn kho, đồng thời giảm thiểu chi phí bảo trì, bảo quản cho hàng tồn lâu.
• Minh bạch và dễ kiểm soát: Quy trình nhập – xuất rõ ràng, minh bạch, hỗ trợ việc kiểm toán, đối soát số liệu chính xác.

So sánh với các phương pháp quản lý khác

Nguyên tắc vận hành FIFO trong kho hàng

Phân khu rõ ràng

• Thiết kế luồng xuất – nhập theo đường một chiều: cửa nhận hàng nằm ở khu gần cửa kho, lối xuất hàng ở phía đối diện.
• Kệ, giá, pallet đánh dấu rõ “Lô A – Ngày nhập…” để dễ theo dõi thời gian lưu kho.

Ghi chép, check-in chuẩn xác

• Mỗi lần nhập kho, nhân viên cần lập phiếu nhập chi tiết: mã hàng, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng.
• Đối chiếu với hệ thống WMS (Warehouse Management System) để cập nhật ngay lên phần mềm.

Kiểm soát xuất kho theo lô

• Khi xuất kho, ưu tiên chọn lô nhập sớm nhất còn tồn kho.
• Ghi nhận lại thông tin lô hàng xuất, đảm bảo báo cáo hàng hóa tồn kho luôn chính xác, đầy đủ và nhanh chóng.

Định kỳ kiểm kê, kiểm tra

• Lên lịch kiểm kê 1-4 tuần/lần tùy tính chất của hàng hóa.
• Đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, phần mềm để phát hiện sai lệch, bổ sung, điều chỉnh kịp thời.

Các bước triển khai FIFO cho doanh nghiệp

Đánh giá hiện trạng

• Kiểm tra quy trình nhập -xuất hiện tại, ghi nhận những bất cập (hàng không theo thứ tự, lỗi sổ sách…).
• Xác định loại kho: kho mát, kho đông, kho thường, kho phân phối…

Thiết kế sơ đồ luồng hàng

• Phân chia khu vực rõ ràng: khu nhập, khu xuất, khu lưu trữ (phân theo nhóm hàng, ngày nhập).
• Đánh dấu đường đi, biển bảng hướng dẫn “Lưu kho FIFO” để nhân viên dễ tuân thủ.

Chuẩn hóa quy trình

• Soạn SOP (Standard Operating Procedure) cho từng bước: nhận hàng, kiểm định, nhập kho, xuất kho, kiểm kê.
• Đào tạo nhân sự: quy trình, phần mềm WMS, cách đọc mã lô, hạn sử dụng.

Áp dụng công nghệ hỗ trợ

• Sử dụng hệ thống mã vạch (barcode/RFID) để quét tự động, giảm sai sót.
• Kết nối phần mềm WMS với hệ thống ERP để đồng bộ dữ liệu tài chính – kho.

Theo dõi và cải tiến liên tục

• Báo cáo KPI theo tuần, tháng: tỉ lệ lô hết hạn, sai số tồn kho, thời gian lưu kho trung bình.
• Phân tích nguyên nhân nếu đạt mức độ rủi ro cao, điều chỉnh SOP hoặc bố cục kho.

Công cụ và phần mềm hỗ trợ FIFO

• WMS (Warehouse Management System): Quản lý kho hàng toàn diện, hỗ trợ theo dõi lô, hạn sử dụng, đơn xuất.
• ERP (Enterprise Resource Planning): Tích hợp module kho với bán hàng, mua hàng, tài chính để lên kế hoạch và phân tích.
• Barcode/RFID: Tăng độ chính xác khi nhập – xuất, giảm thời gian thao tác.
• Báo cáo tự động: Dashboard theo dõi tồn kho, thời gian lưu, cảnh báo lô gần hạn.

Lưu ý khi áp dụng FIFO

• Chuẩn hóa mã, nhãn: Mã lô và hạn sử dụng phải rõ ràng, dễ đọc.
• Đào tạo thường xuyên: Nhân viên mới và cũ đều cần cập nhật quy trình, nhớ ghép đơn hàng theo FIFO.
• Kiểm soát chất lượng hàng nhập: Hạn chế nhập hàng kém chất lượng hoặc gần hết hạn để không “đẩy” lô khó xuất.
• Điều chỉnh linh hoạt: Với một số mặt hàng đặc thù (hàng mẫu, khuyến mãi), có thể linh động áp dụng FEFO (First Expired, First Out) – hàng gần hết hạn xuất trước.

Kết quả đạt được khi triển khai FIFO

• Tối ưu vòng quay vốn: Rút ngắn thời gian lưu kho trung bình, tăng khả năng quay vòng hàng nhanh.
• Giảm thiểu tồn kho ứ đọng: Hạn chế hao hụt, hàng hỏng, đọng vốn.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Giao hàng đúng chất lượng, tăng độ hài lòng khách hàng.
• Quy trình minh bạch, dễ kiểm soát: Hỗ trợ kiểm toán, báo cáo quản trị chính xác.

Bảo quản hàng hóa với kho lạnh hiện đại tại Đồng Nai